Il Whistleblowing è legge dello Stato, con la pubblicazione del Decreto legislativo 24 del 10 marzo 2023 che recepisce la Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone (whistleblower) che segnalano violazioni del diritto dell’Unione. E’ progettato quale fondamentale strumento di compliance aziendale.

Se determinate condotte non venissero segnalate o rilevate, potrebbero portare a gravi danni per un’organizzazione, un individuo o una società in generale.

Attraverso il whistleblowing e utilizzando specifici canali interni comunicativi a questo destinati, i cosiddetti whistleblower, ovvero le persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, che siano lavoratori o terze parti di un’organizzazione (pubblica o privata) possono segnalare in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività e/o le condotte illecite o fraudolente di cui siano venuti a conoscenza, senza subire ritorsioni.

La norma approvata prevede che tanto i soggetti del settore pubblico che i soggetti del settore privato rientranti nelle categorie qui di seguito indicate devono dotarsi di propri canali di segnalazione interni, che garantiscano il riscontro delle segnalazioni ferma restando la riservatezza dell’identità del whistleblower.

Il canale di segnalazione interna presuppone una procedura per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni affidata a una persona o ad un ufficio interno autonomo   dedicato   e   con   personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero affidata a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato. L’Organismo di Vigilanza MOG “231” o la figura del responsabile della   prevenzione   della corruzione e della trasparenza, di cui all’articolo 1, comma 7, della legge 6 novembre 2012, n. 190 rispondono a questo profilo.

Soggetti obbligati:

• Soggetti pubblici (già tenuti a rispettare gli obblighi in materia previsti dalla l. n. 190/2012 e successiva legge 179/2017)
• Le aziende con più di 250 dipendenti che dovranno, obbligatoriamente, dotarsi della specifica Procedura ed avere un software whistleblowing a partire dal 15 luglio 2023;
• Le aziende con più di 50 dipendenti che dovranno ottemperare ai suddetti obblighi di legge a partire dal 17 dicembre 2023.
• Gli Enti pubblici e/o privati che hanno adottato modelli di organizzazione e gestione previsti dal D.Lgs 8 giugno 2001, n. 231, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di lavoratori subordinati suindicata.

La norma poi prevede un canale esterno, attivato dallo Stato (gestito da ANAC), accessibile solo in via residuale, cioè quando non è possibile attivare la segnalazione internamente o è riferita ad una Ente non rientrante nell’obbligo. L’attivazione di questo canale nel caso di soggetti obbligati presuppone ovviamente una situazione di inadempienza dell’Ente/Azienda cui è riferita la segnalazione.

Le sanzioni previste per i contravventori, erogate da ANAC:

1. da 5.000 a 30.000 Euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
2. da 10.000 a 50.000 Euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni oppure che l’adozione di tali procedure non è conforme.

Fermo restando, ovviamente, l’eventuale risarcimento/reintegro del Whistleblower.

La procedura prevista dalla Legge presuppone necessariamente strumenti tecnici di segnalazione, che raggruppiamo nella definizione di piattaforme whistleblowing. Che cosa sono?

Una piattaforma whistleblowing è uno strumento efficace per ottemperare agli obblighi di legge, ricevere in modalità protetta e selettiva notizie di comportamenti scorretti e affrontarli in modo professionale con le modalità previste dal D.Lgs 24/2023, Art. 5, “Gestione del canale di segnalazione interna”. A seconda del tipo di soluzione attivata, le segnalazioni possono essere anonime per mantenere la riservatezza e la fiducia del segnalante. I tipi di piattaforme di segnalazione includono:

• Caselle di posta fisiche o virtuali
• Hotline telefoniche o servizi di messaggistica
• Piattaforme online

Perché le organizzazioni dovrebbero implementare una piattaforma whistleblowing?

• Anzitutto è un requisito legale per le organizzazioni tenute al suo adempimento.
• Assicura un canale sicuro protetto ed efficace per consentire ai dipendenti di segnalare comportamenti scorretti in modo anonimo o riservato.
• Inoltre, avere una piattaforma consente la segnalazione di illeciti all’attenzione di un’organizzazione anche da parte di terzi, il che significa che possono essere affrontati prontamente e con discrezione prima che si aggravino.

Senza una piattaforma whistleblowing:

• i dipendenti potrebbero divulgare all’esterno informazioni dannose per la reputazione
• le frodi non rilevate potrebbero portare a grandi perdite finanziarie
• suggerisce un disprezzo per i fattori ambientali, sociali e di governance (ESG). Qualcosa che gli investitori stanno applicando sempre più come parte del loro processo di analisi.

Una piattaforma online è la scelta migliore e più opportuna, per i seguenti motivi:

• Le leggi dell’UE in materia di whistleblowing richiedono che i canali di segnalazione siano sicuri, garantiscano l’anonimato e consentano il feedback. Qualcosa che le soluzioni, come le cassette postali fisiche o virtuali, non possono garantire.
• Con il giusto tipo di piattaforma online, è possibile garantire elevati livelli di sicurezza dei dati conformi al GDPR, nonché comunicazioni riservate e tempestive e feedback con il segnalante.